MdP | Management, Consulting & Training

Uw afwegingen


 

 Praktische vragen voor uw managementteam

Alles wat je als managementteam niet regelt laat je over aan het inzicht van de betrokkenen. Dat kan in de praktijk prima werken. Voor sommige zaken ligt het echter meer voor de hand om (centraal) voor te schrijven welk activiteiten er gedaan mogen worden en hoe die dan gedaan moeten worden. Ongetwijfeld zijn veel voorbeelden uit onderstaande reeks herkenbaar vanuit uw eigen praktijkervaring.

 

 

  • “Accepteren wij als klant iedereen die onze faktuur kan betalen? Of moeten wij onze mensen richtlijnen geven voor klantacceptatie om te voorkomen dat wij ons afficheren met ongewenste opdrachtgevers?”

  • “Mag een vestigingsmanager uitzendkrachten inhuren bij elk zelf te kiezen buro? Of hanteren wij uitsluitend raamcontracten met enkele grote uitzendorganisaties uit het oogpunt van kwaliteitsborging en kwantumkorting?”

  • “Kan elk afdelingshoofd zelf binnen redelijke bandbreedten de salarissen en bonussen van zijn of haar medewerkers vaststellen? Of hebben wij een getabelleerd salarishuis nodig, dat tevens voldoet aan alle CAO-eisen?”

  • “Kan elke manager van onze winkels zelf de eigen openingstijden bepalen? Of hanteren wij landelijke uniforme voorschriften?”

  • “Schrijven wij gedetailleerd voor wie voor welke transacties mag tekenen en tot welke bedragen? Of vertrouwen wij erop dat onze mensen zelf aanvoelen wanneer zij hierover met hun directe leidinggevenden moeten overleggen?”

  • “Hebben wij regels nodig om te beslissen of wij meedoen met aanbestedingen of ingaan op offerteverzoeken? Of kunnen wij ervan uitgaan dat onze account managers uit zichzelf alleen hun tijd en energie steken in kansrijke gevallen?”

  • “Mogen onze leidinggevenden zelf bepalen of hun mensen mogen thuiswerken? Of maken we daar centrale richtlijnen voor, mede ter voorkoming van oneigenlijk gebruik?”

  • “Installeren wij bedrijfssoftware op de eigen apparatuur van onze medewerkers? Of verplichten wij iedereen om gebruik te maken van de hardware die wij ter beschikking stellen?” 

     

 

 

  • “Mag elke buitenlandse deelneming zijn eigen lokale auditor kiezen? Of laten wij door één extern accountantskantoor wereldwijd onze boeken controleren?”

  • “Mogen onze business unit managers zelf naar believen personeel aannemen? Of perken wij hun vrijheid in door voor elke uitbreiding toestemming van het hoofdkantoor te eisen?”

  • “Laten wij het aan het lokale management over of en hoe vaak zij evacuatie-oefeningen houden? Of schrijven wij dat centraal voor om te onderstrepen dat wij de veiligheid van onze medewerkers serieus nemen?”

  • “Stellen wij een verklaring van goed gedrag en een ‘assessment’ verplicht voor iedere nieuwe medewerker? Of laten wij dat over aan de inschatting van hun leidinggevende in kwestie?”

  • “Mogen onze filiaalhouders zelf een deel van hun assortiment bepalen? Of schrijven wij centraal expliciet de kaders voor vanwege de beoogde uniforme uitstraling van onze filialen?”

  • “Investeren wij in maatregelen om onze productie elders te kunnen voortzetten in geval van ingrijpende calamiteiten? Of gaan we voor komt-tijd-komt-raad, omdat de kans op een dergelijke nachtmerrie bij ons relatief beperkt is?" 

  • “Moeten wij met regels duidelijk maken dat wij zo min mogelijk willen uitbesteden aan derden? Of is dat helemaal niet nodig, omdat het voor iedereen helder is dat wij bij voorkeur met eigen mensen werken?” 

  • “Hebben wij gedetailleerde regels nodig met betrekking tot de selectie, afhankelijkheid en evaluatie van onze belangrijkste leveranciersOf wijst zich dat in de praktijk vanzelf?”

 

  

  • “Moet elke buitenlandse deelneming voldoen aan ons eigen strenge brandveiligheidsbeleid? Of staan wij meer vrijheidsgraden toe in landen waar de lokale toezichthouders minder krap kijken?”
  • “Schrijven wij voor hoe onze divisiecontrollers moeten omgaan met het activeren van kosten en de impairment van activa? Of kunnen wij dat overlaten aan hun veronderstelde kennis van de verslaggevingsregels en hun professionele inzicht?”

  • “Mag elke projectleider zelf kiezen op welke wijze hij of zij de voortgangsrapportage voor zijn of haar project(en) verzorgt? Of verplichten wij hen om gebruik te maken van een omvangrijk uniform sjabloon, ongeacht de omvang van hun project?”

  • “Vereisen wij specifieke formats en criteria voor ingediende businessplannen om de gehanteerde veronderstellingen goed te kunnen beoordelen? Of gaan we af op de professionaliteit van de indieners?”

  • “Laten wij de menusamenstelling in onze bedrijfsrestaurants geheel over aan de wet van vraag en aanbod? Of stellen wij regels op voor onze cateraars om vette happen uit te bannen en zo te laten zien dat wij de gezondheid van onze medewerkers actief bevorderen?”

  • “Voeren wij sanctieprocedures in voor al onze lokaties op basis van het principe ‘gelijke monniken gelijke kappen’? Of laten wij het aan onze general managers om te bepalen wat in voorkomende gevallen een passende straf is?

  • “Mag iedere medewerker die daar behoefte aan heeft iets toevoegen aan onze website of ons intranet? Of hanteren wij strikte regels voor content, taalgebruik, layout, huisstijl, etc.?”

  • “Mogen onze fabrieksdirecteuren zelf hun onderhoudsschema's en dus de daarmee samenhangende kosten bepalen? Of moeten die altijd door het hoofkantoor worden goedgekeurd om al te kortetermijn-denken tegen te gaan?" 

 

  

  • “Hebben wij een apart procotol nodig voor het geval we geconfronteerd worden met chantage? Of zien we wel hoe we dat oplossen, als het zich voordoet?”
  • “Laten wij onze managers een groot deel van hun beschikbare tijd besteden aan het verplicht aanleveren van gedetailleerde budgetinformatie? Of schrijven wij een beknopt ‘rolling forecasting’ system voor, gebaseerd op enkele sleutelindicatoren.

  • “Mag elke vestiging in het land zelf de materiaalkeuze, kleurstelling, etc. van hun interieur bepalen? Of leggen wij hen op dat zij moeten zorgen voor onze bedrijfsspecifieke uitstraling, die in overeenstemming is met ons ‘low-cost’ imago?”

  • “Geven wij als interne richtlijn dat ons vastgoed zoveel mogelijk in eigendom moet zijn? Of hebben onze landenmanagers de vrije hand om te huren, als hen dat beter lijkt gezien de lokale omstandig-heden?”

  • “Mag elke leidinggevende onderhandelen met zijn of haar individuele medewerker over de kwestie of deze al dan niet welke lease-auto krijgt? Of hebben wij uitgebreide uniforme regels nodig om intern scheve gezichten te voorkomen?"

  • “Voegt een nieuwe klokkenluidersregeling iets wezenlijks toe voor onze medewerkers?” Of beschikken zij al over afdoende middelen om mogelijke misstanden veilig aan de kaak te stellen?”

  • “Kunnen de voorzitters van onze kantoren zelf bepalen welke goede doelen ze voor welke bedragen willen subsidiëren? Of stellen wij landelijk vast welke organisaties wij als organisatie sponsoren?"
     
  • “Laten wij onze landenmangers zelf uitmaken of zij willen betalen voor dure IT-uitwijkmogelijk-heden? Of schrijven wij centraal voor aan welke uniforme eisen de lokale informatiebeveiliging overal ter wereld moet voldoen?”

  

  

  • “Brengen wij al onze produkten en diensten onder één krachtige merknaam? Of geven we onze brand managers de vrijheid om zelf te kiezen voor niche positionering met ditto namen?”
  • “Mogen onze medewerkers zich vrijelijk uiten over ons bedrijf op sociale media? Of hebben wij richtlijnen nodig om te voorkomen dat onze reputatie bedoeld of onbedoeld schade lijdt?"

  • “Hanteren wij een aanvraagprocedure voor buitenlandse reizen? Of laten we de beslissing of en hoe mensen willen reizen geheel over aan hen, omdat zij zelf prima in staat zijn om steeds de kosten-baten analyse te maken?” 

  • “Bepalen wij aan welke vereisten de documentatie van onze bedrijfsprocessen moet voldoen? Of laten wij elk afdelingshoofd vrij om zelf nut en noodzaak te bepalen?”

  • “Hebben wij uitvoerige huisregels nodig voor het kledinggebruik van ons personeel? Of rekenen wij erop dat we onze medewerkers aan de poort voldoende selecteren op passende uitstraling en goede smaak?”

  • “Mogen onze werkmaatschappijen zelf hun bankrelaties kiezen en hun financiering regelen? Of bepalen wij dat uitsluitend onze centrale treasury afdeling daar over gaat?”

  • “Geven wij onze accountmanagers voorschriften mee om goede afwegingen te kunnen maken tussen een aantrekkelijkere krediettermijn voor de klant en een slechtere werkkapitaalpositie voor onszelf? Of borgen wij de juiste balans door beide factoren mee te nemen in hun beloning?”

  • “Voorzien wij onze lokale bestellers van aparte richtlijnen voor het vinden van een goed evenwicht tussen nee-verkopen en het weggooien van beperkt houdbare produkten? Of vertrouwen wij geheel op hun eigen ervaring en inschattingsvermogen?”

   

  

  • “Leggen wij vast voor welke categorieën medewerkers welke certificeringen vereist zijn? Of laten wij dat geheel ter beoordeling van hun directe chefs?”
  • “Moeten wij expliciet voorschrijven dat elk adviesrapport dat de deur uitgaat door een collega inhoudelijk wordt ‘tegengelezen’ en separaat op stijl, spelling, etc. wordt gecontroleerd? Of mogen wij ervan uitgaan dat elke professionele consultant dat uit zichzelf voldoende borgt?”

  • “Geven wij richtlijnen mee aan onze sales managers, die afwegingen moeten maken tussen een aantrekkelijk contract en het betalen van steekpenningen? Of vertrouwen wij erop dat onze mensen zelf goed aanvoelen wat wel en wat niet aanvaardbaar is?” 

  • “Schrijven wij in detail voor welke typen derivatencontracten mogen worden afgesloten, met welke tegenpartijen, voor welke doeleinden, tot welke bedragen en door welke functionarissen? Of hoort het tot de professionaliteit van elke treasurer om daar zelf de juiste keuzen in te maken?”

  • “Bepalen wij dat de archivering van al onze contracten centraal dient plaats te vinden? Of laten wij iedere manager de vrije hand om daar zelf een passende oplossing voor te vinden?"

  • “Hebben wij een anti-pest protocol nodig? Of kunnen wij er gewoon van uitgaan dat onze medewerkers zich naar elkaar toe respectvol opstellen?”

  • “Geven wij onze verkopers de vrijheid om binnen ruime marges zelf de verkoopprijzen te bepalen? Of moeten zij zich houden aan gedetailleerde kortingsstaffels plus autorisatie vooraf van hun verkoop-manager?”

  • “Hebben wij een aparte procedure nodig om afscheid te nemen van niet-winstgevende klanten zonder potentie? Of kunnen wij erop rekenen dat onze verkopers dat in de praktijk uit zichzelf bedenken?”

   

  

  • “Schrijven wij gedetailleerde sjablonen, digitale formulieren, etc. voor, die onze leidinggevenden moeten gebruiken bij het beoordelen van hun medewerkers? Of volstaat de richtlijn dat zij een beknopt verslag van het beoordelingsgesprek in het personeelsdossier moeten opnemen?”
  • “Willen wij alles verkopen waar wij een marge op kunnen realiseren? Of bepalen wij dat we sommige produkten per se niet in ons assortiment willen hebben, omdat die niet passen binnen onze beoogde MVO-uitstraling?”

  • “Hebben wij een draaiboek nodig voor eventuele terugroepacties van onze produkten? Of bedenken we de benodigde stappen wel, als het eenmaal zover is?"
     
  • “Mogen onze deelnemingen hun verzekeringsportefeuilles naar eigen inzicht beheren? Of specificeren wij voor hen welke zaken tegen welke condities bij welke partijen verzekerd dienen te worden?”

  • “Geven wij in detail aan welke activa er in onze beleggingsportefeuille opgenomen mogen worden? Of gaan wij ervan uit dat onze asset managers dat heel goed zelf kunnen bepalen, omdat zij weten wat acceptabele totale risico-rendement verhoudingen zijn.”

  • “Hebben onze lokale managers de vrijheid om zelf hun bedrijfssoftware te kiezen? Of worden alle keuzen voor hen gemaakt door specialisten op ons hoofdkantoor, gelet op de beoogde standaardisatie en het licentiebeheer?”

  • “Laten wij de mate van toegangsbeveiliging van onze panden afhangen van de risico-inschatting van het lokale management? Of hanteren wij centrale voorschriften, mede gebaseerd op best practices van onze concullega’s?”

  • “Mag elke medewerker vrijuit met de media spreken over ons bedrijf? Of hebben wij communicatieprotocollen nodig om ervoor te zorgen dat alleen goed getrainde managers behendige journalisten te woord staan?”

  

Duurzaam grip houden op het succes van uw organisatie

 

 

MdP | Management, Consulting & Training | info@mdpmct.com | +31 (0)6 52 06 21 66